Datos para viajes de empresa sin la nota de gastos
El roaming es la línea de una nota de gastos que nadie mira hasta que son 400 £. Una forma práctica de resolver la conexión para un viajero o para cuarenta.
onesim team
El roaming móvil es uno de los pocos gastos de viaje que nadie presupuesta y que todo el mundo paga. Llega un mes tarde, en una factura de teléfono y no en una nota de gastos, y para entonces el viaje es un recuerdo y la factura es solo un número.
Para una persona unas cuantas veces al año, es ruido. Para un equipo de veinte que vuela a menudo, es una partida real y casi del todo evitable.
Adónde se va el dinero en realidad
Tres patrones explican casi todo.
El pase diario que corre un día en el que nadie viajó. Casi todos los pases diarios de los operadores se activan con el primer byte de datos, a cualquier hora. Un teléfono que sincroniza el correo a las 5 de la mañana en una escala arranca un día a precio completo para un pasajero que está dormido.
El viaje que se sale del paquete. Las tarifas de empresa suelen cubrir una zona — la UE, o una lista concreta. Los Balcanes, Turquía, el Golfo y casi toda Asia se quedan a menudo fuera, a precios varias veces más altos, y el viajero no tiene forma de saberlo hasta que llega la factura.
El portátil. Una sola actualización de software o una sincronización grande de archivos por una conexión compartida puede superar un límite de uso razonable en una tarde, y a partir de ahí toda la línea va limitada o se cobra por megabyte.
El arreglo más barato es una norma, no un producto
Antes de comprar nada, escribe tres reglas y cuéntaselas a la gente.
Una política de conectividad en viaje, de una página
- El roaming de datos se queda apagado en la SIM de empresa salvo que el destino esté dentro de la zona de la tarifa
- Quien viaje fuera de la zona recibe un paquete de datos de prepago, comprado antes de salir
- Los portátiles se conectan por el Wi-Fi del hotel o de la oficina, no compartiendo conexión, salvo que no haya alternativa
- La copia de seguridad en la nube y las actualizaciones del sistema van solo con Wi-Fi en todos los dispositivos gestionados
- Una persona concreta revisa cada mes las líneas de roaming de la factura
Solo con eso desaparece normalmente casi toda la sorpresa, porque casi toda la sorpresa es falta de gestión y no algo inevitable.
Qué darles a los viajeros en su lugar
Un paquete regional de prepago tiene tres propiedades que le importan a un departamento financiero: el coste se conoce antes del viaje, no se puede desbordar y va asociado a un viaje y no a un contrato mensual.
La forma práctica:
- Una eSIM por viajero, que se queda en el teléfono. Los paquetes se le añaden en cada viaje, así que nadie instala nada dos veces.
- Regional y no por país, porque los viajes de empresa cruzan fronteras y un paquete regional tiene unos mismos datos para toda la lista.
- Pequeño, y se recarga si hace falta. Los datos que se acaban se paran; no generan factura. Comprar el paquete pequeño e ir añadiendo sale más barato que comprar cada vez para el peor caso.
- Con la conexión compartida permitida, para que un portátil en una sala de reuniones sin Wi-Fi de invitados no sea una crisis. Lo que se comparte sale de esos mismos datos.
La SIM de empresa se queda en el teléfono, conserva su número y tiene el roaming de datos apagado. Las llamadas y los mensajes siguen llegando.
Cuándo el roaming sigue siendo la respuesta correcta
Sé honesto con esto, porque una norma que lo ignora acaba ignorada.
Si tu equipo viaja sobre todo dentro de la UE con contratos de la UE, el roaming como en casa ya lo cubre y añadir cualquier otra cosa es tirar el dinero. Si alguien está tres meses en un país, una tarifa local de empresa le va a ganar a cualquier paquete de viaje. Y si un puesto necesita de verdad un número local localizable — comercial, logística, trabajo a pie de obra —, eso es una SIM local o una segunda línea, no un paquete de datos.
El punto dulce de los datos de viaje de prepago es el viaje de empresa corriente: de tres días a tres semanas, uno o varios países, datos en vez de voz y un coste que quieres saber de antemano.
Para más de un puñado de personas
En cuanto compras para un equipo, la gestión pasa a ser el coste. Lo que merece la pena pedirle a un proveedor:
- Una sola cuenta con varias eSIM, en vez de una cuenta personal por empleado
- Una sola factura en lugar de un cargo en tarjeta por cada compra
- Alguien que pueda pasar una eSIM a un teléfono de repuesto cuando alguien pierde el suyo a mitad de viaje
- Una cobertura que encaje con tu lista real de destinos, comprobada país por país y no por el nombre de la región
Esto lo hacemos como un servicio gestionado y no de autoservicio; la página de viajes de empresa explica cómo funciona.
Una comprobación rápida
Coge las facturas de teléfono del año pasado, busca las líneas de roaming y divide entre el número de viajes. Casi todas las empresas que hacen esto descubren que están pagando entre 40 £ y 150 £ por viaje por unos datos que comprados por adelantado costarían una fracción — y que la factura más alta es la de alguien que no sabía que su destino estaba fuera del paquete.
